REGULAMIN Konferencji „Schizofrenia Forum 2024”

Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator Konferencji „Schizofrenia Forum”, która odbędzie się w dniach 8-9 marca 2024 r. (dalej: „Konferencja”): Fundacja III Kliniki Psychiatrii „Syntonia”, ul. Cylichowska 62, 04-769 Warszawa, Polska.

Administrator danych osobowych: Fundacja III Kliniki Psychiatrii „Syntonia”, ul. Cylichowska, 62 04-769 Warszawa, Polska

Uczestnicy: Osoby fizyczne lub prawne rejestrujące się na Konferencję poprzez formularz internetowy dostępny na stronie: schizofreniaforum.pl lub poprzez przesłanie zgłoszenia na adres e-mail Organizatora dostępny na stronie Konferencji.

Potwierdzenie udziału: E-mail wysłany przez Organizatora Konferencji w odpowiedzi na rejestrację przesłaną za pośrednictwem formularza on-line.

Postanowienia niniejszego Regulaminu są nieodzowną częścią procesu rejestracji na Konferencję i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 1 Zasady uczestnictwa:

1. Konferencja odbywa się w terminie i miejscu wyznaczonym przez Organizatora.

2. Warunkiem udziału w Konferencji jest dokonanie rejestracji uczestnictwa poprzez wypełnienie internetowego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Konferencji.

3. Uczestnik lub jego przedstawiciel otrzyma potwierdzenie prawidłowego zarejestrowania się na Konferencję drogą elektroniczną na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym.

4. Uczestnikami Wydarzenia są lekarze oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką konferencji. Uczestnikami Wydarzenia mogą być także wystawcy oraz przedstawiciele sponsorów – wystawców. Udział w wystawie przemysłowej, sesjach satelitarnych i wykładach sponsorowanych organizowanych przez firmy farmaceutyczny możliwy jest tylko dla osób uprawnionych do wypisywania recept oraz do sprzedaży leków

5. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z Regulaminem. Stanowi to także akceptację postanowień niniejszego Regulaminu i nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych umów zawartych pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem wraz z koniecznością dokonania wpłaty – brak wpłaty jest jednoznaczny z rozwiązaniem umowy.

6. Uczestnik lub przedstawiciel zobowiązuje się do prawidłowego i zgodnego ze stanem faktycznym wypełnienia formularza rejestracyjnego.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane podaniem w formularzu rejestracyjnym błędnych danych Uczestników.

8. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania się miejsc.

9. Wszelkie materiały przekazywane Uczestnikom w związku z Konferencją („Materiały”) stanowią własność Organizatora (lub organizacji współpracujących z Organizatorem) i w związku z tym przeznaczone są wyłącznie do użytku osobistego Uczestników Konferencji. Kopiowanie materiałów, wprowadzanie ich do obrotu, rozpowszechnianie w jakiejkolwiek formie, użyczanie, wyświetlanie, udostępnianie publicznie w sposób dostępny dla każdego jest surowo zabronione.

§ 2 Opłaty:

1. Informacje dotyczące kosztów udziału w Konferencji dostępne są na stronie internetowej schizofreniaforum.pl.

2. Koszty udziału w Konferencji należy wpłacić na konto wskazane przez Organizatora w potwierdzeniu rejestracji.

3. Płatności należy dokonać przelewem.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany cen, o czym poinformuje niezwłocznie na stronie internetowej Konferencji. Zmiany cen nie dotyczą Uczestników zarejestrowanych.

5. Uczestnicy pokrywają koszty podróży i zakwaterowania we własnym zakresie.

6. Brak uiszczenia opłaty za uczestnictwo w Konferencji w terminie do 1 marca 2024 upoważnia Organizatora do rozwiązania umowy.

7. Organizator wystawi fakturę VAT potwierdzającą dokonanie płatności przez Uczestnika lub w imieniu Uczestnika.

8. Płatnikiem (odbiorcą rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z udziałem w wydarzeniu, wskazane w formularzu rejestracyjnym.

9. Opłaty wniesione za udział w Konferencji mogą zostać przekazane innej wyznaczonej osobie. Wymaga to jednak indywidualnej zgody i pisemnej akceptacji Organizatora, potwierdzonej mailowo pod adresem: mskrzynska@ipin.edu.pl

§ 3 Rezygnacja: 

1. Rezygnację z udziału w Konferencji można zgłosić wyłącznie drogą mailową, wysyłając wiadomość na następujący adres: mskrzynska@ipin.edu.pl.

2. Datą rezygnacji z udziału w Konferencji jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora. 

3. Rezygnacja z udziału w Konferencji zostanie potwierdzona przez Organizatora poprzez wiadomość e-mail. 

4. Uczestnik może dokonać bezkosztowej anulacji rezerwacji uczestnictwa w Konferencji w terminie do 40 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Po tym terminie obowiązywać będą następujące koszty rezygnacji:

• Rezygnacja zgłoszona od 39 do 30 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 20%.

• Rezygnacja zgłoszona od 29 do 15 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 40%.

• Rezygnacja zgłoszona 14 dni przed Konferencją — uczestnikowi nie przysługuje zwrot kosztów.

5. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Konferencji nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.

§ 4 Reklamacje:

1. Wszelkie reklamacje wobec Organizatora Konferencji powinny być zgłoszone przez Uczestnika w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru przesłanym na adres siedziby Organizatora.

2. Uczestnik Konferencji może złożyć reklamację nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia Konferencji.

3. Reklamacje złożone po powyższym terminie nie będą rozpatrywane.

4. Każda reklamacja musi zawierać imię i nazwisko Uczestnika, jego adres oraz uzasadnienie złożonej reklamacji.

5. Decyzja Komitetu Organizacyjnego w sprawie reklamacji jest ostateczna.

§ 5 Ochrona danych osobowych:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja III Kliniki Psychiatrii „Syntonia”, ul. Cylichowska 62, 04-769 Warszawa, Polska.

2. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez administratora obejmuje dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w powyższym wydarzeniu.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych, a w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych podstawą prawną przetwarzania są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora w postaci bezpośredniego marketingu.

4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zorganizowania wydarzenia (Konferencji) i przekazania uczestnikom wszelkich materiałów konferencyjnych (tj. przez okres dwóch lat od zakończenia Konferencji), a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych. Dane osobowe mogą być udostępniane organizacjom zewnętrznym, w tym organizacjom powiązanym z Administratorem, oraz organizacjom sponsorującym lub współsponsorującym wydarzenie.

5. Przysługuje Ci prawo do: wycofania w dowolnym momencie dowolnej z powyższych zgód; cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem, • żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, • wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, • przeniesienia danych, • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 6 Postanowienia końcowe: 

1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.

2. Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, przełożenia lub zmiany formuły Konferencji. 

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 

4. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.

5. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres: mskrzynska@ipin.edu.pl Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.

5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).

6. W przypadku, gdy okaże się, że Uczestnik Konferencji nie spełnia warunków uczestnictwa, zakłóca przebieg sesji naukowo-dydaktycznych, warsztatów lub imprez towarzyszących i utrudnia lub uniemożliwia udział w nich innych Uczestników albo w inny sposób narusza Regulamin, Organizator zastrzega sobie prawo wykluczenia takiej osoby z dalszego udziału w Konferencji bez zwrotu opłaty za udział w Konferencji.

7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od chwili jego opublikowania na stronie internetowej Konferencji.